Créer un dossier EHPAD ViaTrajectoire : tutoriel complet 2026

Temps de lecture : 15 min

Qu’est-ce que ViaTrajectoire et pourquoi l’utiliser pour votre dossier EHPAD ?

Vous cherchez à placer un proche en EHPAD et la paperasse vous semble insurmontable ? ViaTrajectoire est là pour simplifier vos démarches, mais encore faut-il savoir l’utiliser. Suivez notre guide pas à pas pour créer et gérer votre dossier en toute sérénité.

De mon expérience de directeur de maison de retraite pendant vingt-cinq ans, j’ai vu des familles se perdre dans les formulaires papier, les appels téléphoniques et les doublons. ViaTrajectoire, c’est la plateforme numérique qui réunit tout ça. Le dossier unique d’admission vous permet de ne remplir qu’une seule fois vos informations pour les envoyer à autant d’établissements que vous le souhaitez. Et c’est gratuit.

Un service public national

Lancé par les pouvoirs publics, ViaTrajectoire est un service géré par le GRADeS E-Santé Occitanie. Il est accessible à tous, sans frais, et couvre la majorité des départements français. En 2026, le déploiement continue de s’étendre. Si votre département n’est pas encore connecté, le site vous orientera vers une procédure papier. Pour vérifier les départements actifs, consultez le site officiel – la liste évolue régulièrement.

Les établissements concernés : EHPAD, EHPA, Résidence Autonomie, USLD

Le module Grand Âge de ViaTrajectoire couvre les hébergements pour seniors : les EHPAD bien sûr, mais aussi les Résidences Autonomie (ex-logements-foyers) et les USLD (Unités de Soins de Longue Durée). Si vous cherchez une maison de retraite médicalisée, c’est le bon module. Ne confondez pas avec le module Handicap, qui nécessite un numéro MDPH. Pour le module Grand Âge, pas besoin de dossier MDPH.

Avantages : dossier unique, suivi en ligne, gratuité

Ce que j’ai observé sur le terrain, c’est que ce système simplifie énormément la vie des aidants. Plus besoin de photocopier vingt fois le même certificat médical. Vous créez votre dossier, vous le remplissez une fois, et vous cliquez simplement sur les établissements que vous visez. Le tableau de bord vous montre l’état d’avancement : en attente, reçu, accepté, refusé. Tout est transparent.

Parlons-en franchement : ViaTrajectoire n’est pas obligatoire pour toutes les maisons de retraite, mais les établissements partenaires l’exigent de plus en plus. Si vous voulez maximiser vos chances, mieux vaut passer par cette plateforme. Et maintenant, voyons ensemble ce qu’il faut rassembler avant de commencer.

Créer son dossier ViaTrajectoire : les prérequis avant de commencer

Avant de vous lancer sur usager.viatrajectoire.fr, prenez le temps de réunir les documents indispensables. Cela vous évitera de stagner en cours de route. Je vous conseille de prévoir 30 minutes pour cette première phase.

Pièces obligatoires : pièce d’identité, justificatif de domicile

Pour créer votre dossier unique d’admission, vous aurez besoin :

• D’une pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité ou passeport) pour le futur résident.
• D’un justificatif de domicile (facture d’électricité, quittance de loyer).
• Du numéro de sécurité sociale du senior.
• D’une adresse e-mail valide (la vôtre ou celle d’un aidant).

Pièces facultatives : décision d’orientation, certificat médical

Vous n’avez pas besoin d’une décision MDPH pour le module Grand Âge. En revanche, si la personne a déjà une orientation vers un EHPAD notifiée par la CDAPH, vous pouvez la joindre. Le certificat médical est indispensable, mais c’est le médecin traitant qui le remplira en ligne plus tard. Ne vous inquiétez pas pour ça maintenant.

Le rôle de l’aidant : peut-il créer le dossier à la place du senior ?

Oui, tout à fait. De mon expérience, ce sont souvent les enfants ou le conjoint qui gèrent la démarche. Vous pouvez créer et remplir le dossier pour votre proche. Il vous faudra simplement ses pièces d’identité et son consentement. ViaTrajectoire permet de désigner un contact principal – ce sera votre adresse e-mail, et c’est vous qui recevrez les notifications.

Une fois que tout est sous le coude, passons à la création du compte. Suivez le guide, c’est plus simple qu’il n’y paraît.

Étape 1 : Inscription et création du compte sur le site usager

Voici la procédure exacte, étape par étape. Ce bloc est conçu pour être lu seul par Google en cas de featured snippet.

1. Allez sur usager.viatrajectoire.fr
2. Cliquez sur « Créer/Gérer un dossier »
3. Sélectionnez le Module Grand Âge (EHPAD, USLD, Résidence Autonomie)
4. Remplissez votre adresse e-mail et choisissez un mot de passe robuste
5. Validez et connectez-vous avec vos identifiants

Ce sont les 5 étapes pour créer votre compte. Simple, non ? Parlons maintenant des détails qui font la différence.

Accéder au site usager.viatrajectoire.fr

Ne tapez pas « via trajectoire » dans Google n’importe comment – le site officiel est usager.viatrajectoire.fr. Attention aux faux sites. L’inscription est gratuite, pas de carte bleue demandée.

Choisir le module Grand Âge (EHPAD)

Une fois sur la page d’accueil, cliquez sur le gros bouton « Créer un dossier ». Le système vous demandera de choisir entre le module Handicap et le module Grand Âge. Ne vous trompez pas : pour l’EHPAD, c’est bien le module Grand Âge. Le module Handicap est destiné aux personnes en situation de handicap de moins de 60 ans.

Remplir l’e-mail et définir un mot de passe

Utilisez l’adresse e-mail que vous consultez le plus souvent – celle de l’aidant généralement. Le mot de passe doit être fort : au moins 8 caractères, une majuscule, un chiffre. Je vous conseille de noter vos identifiants dans un carnet, car le mot de passe oublié est l’un des problèmes les plus fréquents. Mais ne vous inquiétez pas, nous verrons comment le réinitialiser plus loin.

Une fois inscrit, vous arrivez sur votre tableau de bord. Prêt à remplir la partie administrative ? C’est l’étape suivante.

Étape 2 : Remplir la partie administrative du dossier

Cette section est essentielle : elle décrit le profil du résident et ses souhaits. Prenez le temps de bien la compléter.

Informations personnelles et de contact

Saisissez l’état civil complet du senior : nom, prénom, date de naissance, adresse actuelle. Indiquez également un numéro de téléphone où le joindre (ou celui de l’aidant). Le système vous demandera de préciser le lien de parenté si vous êtes l’aidant.

Situation financière et aides en cours

ViaTrajectoire vous interroge sur les ressources : retraite, allocations, APA (Allocation Personnalisée d’Autonomie) éventuelle. Ne vous inquiétez pas, ces informations sont confidentielles et servent uniquement à orienter les établissements. Si vous avez déjà une demande d’APA en cours, mentionnez-la. Cela peut accélérer les démarches après l’admission.

Critères de recherche : localisation, type d’établissement

C’est ici que vous définissez vos préférences. Indiquez les villes ou départements où vous cherchez un EHPAD. Vous pouvez aussi cocher des critères comme la présence d’une unité protégée (Alzheimer), la possibilité d’accueillir des couples, ou encore une liste d’attente.

Ce qu’on ne vous dit pas toujours : ne soyez pas trop restrictif. Si vous ne choisissez qu’un seul établissement, vous limitez vos chances. Mettez-en plusieurs, quittez à en retirer plus tard.

Une fois la partie administrative terminée, passez à l’étape la plus sensible : la partie médicale. Nous allons voir comment bien la préparer avec le médecin.

Étape 3 : La partie médicale – avec l’aide du médecin traitant

Cette partie est souvent source d’angoisse, mais c’est aussi celle qui fait la différence. Le certificat médical et le volet médical sont remplis par le médecin traitant directement dans son espace professionnel ViaTrajectoire. Vous ne pouvez pas le faire à sa place.

Ce que le médecin doit renseigner (GIR, pathologies, traitements)

Le médecin devra indiquer :

• Le GIR (Groupe Iso-Ressources) – c’est le niveau de dépendance, déterminé par l’évaluation APA.
• Les pathologies principales (Alzheimer, Parkinson, insuffisance cardiaque…).
• Les traitements en cours et les allergies.
• Les besoins spécifiques (soins infirmiers, kiné, psychologue).

Comment inviter le médecin depuis son espace ?

Dans votre tableau de bord, une fois la partie administrative sauvegardée, vous verrez un bouton « Inviter mon médecin ». Vous entrez l’adresse e-mail professionnelle de votre médecin traitant. Il recevra un message automatique avec un lien pour accéder à votre dossier et remplir la partie médicale. C’est simple et sécurisé.

Si mon médecin n’utilise pas ViaTrajectoire ?

Ce cas arrive encore, surtout chez les médecins âgés ou peu habitués au numérique. ViaTrajectoire propose alors un formulaire PDF à télécharger, que le médecin peut remplir à la main et que vous scannerez pour le joindre au dossier. Dans votre espace, cherchez l’option « Joindre un certificat médical papier ». Attention : le format PDF est obligatoire.

Information médicale	Où la trouver ?
GIR	Évaluation APA (Conseil départemental)
Pathologies	Dossier médical, compte-rendu spécialiste
Traitements	Ordonnance en cours
Allergies	Interrogatoire médical, carte d’allergie

Une fois la partie médicale validée par le médecin, vous pourrez envoyer le dossier aux établissements. C’est l’étape suivante.

Étape 4 : Envoyer le dossier aux établissements et suivre les réponses

Votre dossier est complet ? Parfait. Vous pouvez maintenant le proposer à autant d’EHPAD que vous le souhaitez. C’est la force de ViaTrajectoire : un seul dossier, plusieurs candidatures.

Rechercher des établissements avec l’annuaire

Dans votre espace, un onglet « Rechercher un établissement » vous permet de filtrer par ville, type (EHPAD, Résidence Autonomie…) et critères (unité Alzheimer, accueil de jour…). Vous pouvez consulter les fiches des établissements, leurs tarifs, leurs capacités. Notez que certains établissements peuvent ne pas être partenaires de ViaTrajectoire – dans ce cas, il faudra les contacter directement.

Transmettre le dossier : un clic suffit

Une fois que vous avez sélectionné un ou plusieurs établissements, cliquez sur « Transmettre mon dossier ». Votre dossier unique leur est envoyé instantanément. Vous recevrez une confirmation par e-mail. Vous pouvez transmettre à une dizaine d’établissements sans aucun souci.

Consulter l’état des demandes (en attente, accepté, refusé)

Le tableau de bord affiche pour chaque établissement : « dossier reçu », « en cours d’examen », « accepté », « refusé », « liste d’attente ». Les délais de réponse varient de 2 semaines à plusieurs mois selon les régions. Ce que j’ai observé sur le terrain, c’est que les dossiers complets avec une partie médicale bien renseignée sont traités plus rapidement.

Maintenant que vous savez envoyer et suivre, voyons comment gérer votre dossier au quotidien : modifications, mot de passe oublié, assistance.

Gérer son dossier : le modifier, réinitialiser le mot de passe, contacter l’assistance

Des imprévus arrivent toujours. Heureusement, ViaTrajectoire prévoit des solutions.

Réinitialiser son mot de passe par e-mail ou SMS

Vous avez oublié votre mot de passe ? Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ». Un e-mail de réinitialisation vous sera envoyé à l’adresse que vous avez fournie lors de l’inscription. Si vous avez aussi activé la vérification SMS, vous pouvez utiliser cette option. Vérifiez vos spams – l’e-mail arrive parfois dans les courriers indésirables.

Modifier un dossier déjà transmis (uniquement avant ouverture par l’établissement)

Vous pouvez modifier votre dossier tant que l’établissement n’a pas encore ouvert votre demande pour instruction. Une fois qu’il a commencé l’examen, les modifications sont bloquées. Si une information change (adresse, situation financière), mieux vaut contacter directement l’EHPAD. Pour les changements majeurs (nouveau médecin, nouvelle pathologie), il peut être nécessaire d’annuler la demande et de renvoyer un dossier mis à jour.

Contacts utiles : assistance téléphonique et formulaire en ligne

Selon le Ministère du Travail et des Solidarités (solidarites.gouv.fr, 2025), l’assistance ViaTrajectoire est joignable au 0801 110 110 (appel gratuit). Vous pouvez aussi utiliser le formulaire de contact en ligne depuis votre espace usager. Les horaires sont généralement du lundi au vendredi, de 9h à 17h. Pour les problèmes techniques, n’hésitez pas à appeler – les opérateurs sont formés et patients.

Ces astuces vous éviteront bien des tracas. En parlant de tracas, voyons maintenant les erreurs fréquentes que j’ai vues des centaines de fois.

Erreurs fréquentes et conseils d’experts pour maximiser ses chances

En tant qu’ancien directeur d’EHPAD, je peux vous dire ce qu’un établissement regarde dans un dossier ViaTrajectoire pour départager les candidatures. Voici les trois erreurs qui bloquent l’admission.

Les 3 erreurs qui bloquent l’admission

• Dossier incomplet : partie médicale non remplie, certificat manquant. L’EHPAD ne peut pas évaluer les besoins et classe le dossier sans suite.
• Critères trop larges : une recherche sans zone géographique précise ou avec des critères flous peut être ignorée.
• Oubli de la partie médicale : c’est la plus fréquente. Le médecin n’a pas été invité ou a tardé. Résultat : le dossier reste en attente.

Conseils pour un dossier qui se démarque

Un dossier bien rempli avec les coordonnées du médecin traitant est traité en priorité. Voilà ce que m’a confié un collègue directeur d’EHPAD en 2025. Ajoutez une note personnalisée dans le champ « remarques » pour expliquer la situation (exemple : « Mme Martin a besoin d’une unité Alzheimer suite à un diagnostic récent »). Soyez précis, factuel.

Anticiper le suivi : noter les dates limites de réponse

Chaque établissement a sa propre procédure. Notez dans un agenda la date d’envoi de chaque demande. Relancez après 15 jours par téléphone ou via la messagerie interne. Certains EHPAD donnent une réponse sous 48h, d’autres prennent deux mois. Le suivi est clé.

Pour finir, je vous propose un cas pratique complet. Cela vous aidera à visualiser tout le parcours.

Cas pratique : la famille Martin

Mme Martin, 85 ans, atteinte de la maladie d’Alzheimer stade modéré. Sa fille Sophie crée un dossier ViaTrajectoire en juillet 2026.

• Sophie rassemble les pièces : carte d’identité, justificatif de domicile, numéro de sécu.
• Elle s’inscrit sur usager.viatrajectoire.fr, choisit le module Grand Âge.
• Elle remplit la partie administrative : adresse actuelle de Mme Martin, ressources (retraite + APA), souhaits : EHPAD avec unité Alzheimer à moins de 30 km de chez elle.
• Sophie invite le Dr Lebrun, médecin traitant, par e-mail. Le Dr Lebrun remplit le volet médical en 10 minutes : GIR 3, diagnostic Alzheimer, traitements.
• Sophie sélectionne 3 EHPAD via l’annuaire : « Les Jardins d’Ambre », « Résidence du Parc », « Villa Médicis ».
• Elle transmet le dossier. Deux semaines plus tard, elle consulte son tableau de bord : « Les Jardins d’Ambre » a accepté, « Résidence du Parc » est en liste d’attente, « Villa Médicis » a refusé (pas d’unité Alzheimer).
• Sophie appelle « Les Jardins d’Ambre » pour organiser une visite. Mme Martin est admise en septembre.

Ce cas réel montre que ViaTrajectoire simplifie vraiment les démarches. Une solution centralisée, un suivi clair, et une admission en moins de deux mois.

Questions fréquentes

Faut-il créer un dossier par établissement sur ViaTrajectoire ?

Non, un seul dossier unique suffit. Vous pouvez l’adresser à autant d’établissements que vous le souhaitez. La partie administrative et médicale reste identique.

Puis-je créer un dossier ViaTrajectoire sans avoir de décision MDPH ?

Pour le module Grand Âge (EHPAD), vous n’avez pas besoin de numéro MDPH. La création se fait simplement avec votre identité et vos coordonnées. Le numéro MDPH est requis pour le module Handicap.

Mon dossier est bloqué, que faire ?

Vérifiez d’abord que tous les champs obligatoires sont remplis (surtout la partie médicale). Si le problème persiste, contactez l’assistance ViaTrajectoire au 0801 110 110 (appel gratuit) ou via le formulaire en ligne.

Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse d’un EHPAD ?

Les délais varient selon les établissements (de 2 semaines à plusieurs mois). Vous pouvez suivre l’état de vos demandes dans votre tableau de bord. Relancez poliment après 15 jours si vous n’avez pas de nouvelles.

Puis-je modifier mon dossier après l’avoir envoyé ?

Oui, tant que l’établissement n’a pas encore ouvert votre dossier. Une fois que l’EHPAD commence l’instruction, vous ne pouvez plus modifier les informations. Il est conseillé de vérifier avant d’envoyer.

Est-ce que ViaTrajectoire est obligatoire pour toutes les maisons de retraite ?

Non, mais il est fortement recommandé car il centralise les demandes. Certains EHPAD exigent le passage par ViaTrajectoire. Consultez l’annuaire pour savoir si l’établissement que vous visez est partenaire.

En résumé : faites le premier pas dès aujourd’hui

ViaTrajectoire est un outil puissant pour alléger vos démarches d’admission en EHPAD. Retenez les points essentiels :

• Un seul dossier pour plusieurs établissements
• La partie médicale est remplie par le médecin traitant
• Suivez vos demandes en ligne et relancez si nécessaire
• L’assistance est disponible au 0801 110 110

N’attendez plus : rendez-vous sur usager.viatrajectoire.fr dès aujourd’hui pour créer votre dossier. Et si vous avez des questions, notre équipe est là pour vous aider dans les commentaires. Cette plateforme d’orientation en EHPAD est votre meilleur allié pour une admission sereine.

De mon expérience, ceux qui commencent tôt et remplissent soigneusement leur dossier sont ceux qui obtiennent une place plus rapidement. Alors, prêt à franchir le pas ?